événementiel et qualité tourismeLa loi NOTRe est passée par là. Alors que la compétence tourisme a été transférée majoritairement à l’intercommunalité, la mission d’organisation d’événements est, quant à elle, parfois restée aux communes. Le service complémentaire « organisation d’événements » reste d’actualité dans le référentiel Qualité Tourisme, notamment pour les offices de tourisme restés à compétence communale.

Un chapitre qui a besoin de cadrage

Ce chapitre n’est pas toujours très bien cadré. Il repose souvent sur une personne « qui a tout dans la tête » … Cela fonctionne bien jusqu’au jour où la personne « qui a tout dans la tête » quitte l’entreprise ou se casse une jambe ! L’occasion de rappeler que la qualité sert aussi la continuité de service et l’importance de la formalisation de procédures et de rétroplannings.

Pour la gestion de l’événementiel (ou même d’animations plus modestes), je vous conseille d’utiliser toujours le même modèle de dossier que vous adapterez à l’organisation de l’animation ou de l’événement. Plus le modèle est complet, moins vous risquez d’oublier un point !

Partons, d’une gestion exclusivement numérique. L’arborescence du dossier serait la suivante (en gras le nom du dossier) :

  • Fiche d’identité : son nom, son objectif, sa cible, la date, les horaires, le lieu, nombre de personnes max/min (le cas échéant), le tarif, définition des indicateurs
  • Besoins: humains, techniques, financiers (budget de l’événement)
  • Rétroplanning (n’hésitez pas à utiliser les logiciels de gestion de projets : trello, asana, meister task ou un bon tableau excel !)
  • Liste des contacts de l’organisation: nom, rôle, poste, contacts
  • Démarches administratives et de sécurité: démarche, structure sollicitée, contact/coordonnées, date, document délivré
  • Moyens de communication: plan média
  • L’accueil des intervenants et prestataires : date de prise de contact, contrat, date d’envoi, de réception, suivi, etc., dossier d’accueil, référent
  • Comptes rendus des réunions préparatoires
  • Comptes rendus des réunions bilans
  • Bilans: écoute prestataires, écoute client, résultat et analyse des indicateurs qualitatifs et quantitatifs

Ceci n’est qu’une suggestion. L’essentiel est que l’ensemble de ces éléments figure dans votre dossier et soit facilement repérable par une personne qui ne soit pas référente du dossier.

La traçabilité

N’oubliez pas la traçabilité. Dans la gestion de ce service, c’est parfois aussi ce qui manque. L’animateur est sur le terrain, « dans le feu de l’action », il a ses petites fiches pense-bête sur lui mais arrivé au bureau, il passe à autre chose et ne reporte pas dans le dossier les informations nécessaires à la bonne organisation de la prochaine édition !

Les objectifs des événements et animations doivent servir la stratégie globale

Pour conclure, je me permets de rappeler aussi qu’il est indispensable que ce service soit bien cadré avec la collectivité. Bien souvent, « l’événementiel » est une commande de celle-ci. Il est primordial que les objectifs soient bien adéquation avec la stratégie de l’office de tourisme et la stratégie touristique de la collectivité ! Cela évite que le service animation ne se retrouve submergé par l’organisation d’animations qui sont incohérentes avec la stratégie et sans valeur ajoutée.

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